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Notícias de dezembro 2009 a Maio de 2015
out 17, 2013
Josimar Lima do Nascimento
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Arquivo é arquivo, nem morto nem depósito

Arquivo é arquivo, nem morto nem depósito
Modernizar, palavra que melhor define o processo de implementação da gestão de arquivos pelo qual a Embrapa Gado de Corte passa. A gestão da informação arquivística nas instituições públicas é preconizada na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como a “Lei dos Arquivos”, e regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Na Embrapa, o Manual de Gestão de Documentos e Informações Arquivísticas além de caminhar junto à Lei, padroniza procedimentos técnicos e oferece instrumentos orientadores.
A gestão de documentos assegura de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garante que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; e certifica-se de a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
Para tanto, em 2012, a Unidade adquiriu um moderno sistema de arquivos deslizantes para guardar os arquivos definitivos e intermediários do Centro. O mobiliário contém 16 estantes deslizantes com capacidade total para 2.352 caixas do famigerado arquivo morto. Ergonômico e eficiente, ele foi instalado em local apropriado e uma técnica da Empresa é sua guardiã.
Ao ampliar e revitalizar essa infraestrutura física e instrumental “se organiza a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é tratar o arquivo da instituição como um mero depósito de documentos, quando, na verdade, o arquivo é um centro ativo de informações. Os documentos são uma fonte de pesquisa para todas as áreas e podem colaborar na tomada de decisões”, salienta Elcione Simplício, gestor do Setor de Gestão e Infraestrutura da Gado de Corte (SGI).
A empresa ganha e o empregado também, pois, ainda conforme Elcione, “o novo arquivo garante confiabilidade nos resultados, reduz o desperdício e o retrabalho, e melhora a comunicação e o atendimento a clientes internos e externos”. Os funcionários, independente de qual setor estejam, dispõem de um local seguro para armazenamento, “não despenderão tempo em busca de arquivos antigos, antes alojados em um quarto empoeirado”.
Zelar pela estrutura funcional do arquivamento da Unidade é uma das funções do SGI. Atualmente com 14 colaboradores, a área também planeja e executa programas, processos e informações relacionados à gestão, manutenção e conservação de imóveis, bens patrimoniais, instalações físicas e trânsito interno; à racionalidade de uso de energia elétrica e água; aos serviços de jardinagem, limpeza, vigilância e segurança; à central de telecomunicações; ao protocolo e outras ações que caracterizam o SGI como a prefeitura municipal da Embrapa Gado de Corte.

Ano 9 – nº 1.239

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Modernizar, palavra que melhor define o processo de implementação da gestão de arquivos pelo qual a Embrapa Gado de Corte passa. A gestão da informação arquivística nas instituições públicas é preconizada na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como a “Lei dos Arquivos”, e regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Na Embrapa, o Manual de Gestão de Documentos e Informações Arquivísticas além de caminhar junto à Lei, padroniza procedimentos técnicos e oferece instrumentos orientadores. {jcomments on}

A gestão de documentos assegura de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garante que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; e certifica-se de a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Para tanto, em 2012, a Unidade adquiriu um moderno sistema de arquivos deslizantes para guardar os arquivos definitivos e intermediários do Centro. O mobiliário contém 16 estantes deslizantes com capacidade total para 2.352 caixas do famigerado arquivo morto. Ergonômico e eficiente, ele foi instalado em local apropriado e uma técnica da Empresa é sua guardiã. 

Ao ampliar e revitalizar essa infraestrutura física e instrumental “se organiza a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é tratar o arquivo da instituição como um mero depósito de documentos, quando, na verdade, o arquivo é um centro ativo de informações. Os documentos são uma fonte de pesquisa para todas as áreas e podem colaborar na tomada de decisões”, salienta Elcione Simplício, gestor do Setor de Gestão de Infraestrutura da Gado de Corte (SGI).

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A empresa ganha e o empregado também, pois, ainda conforme Elcione, “o novo arquivo garante confiabilidade nos resultados, reduz o desperdício e o retrabalho, e melhora a comunicação e o atendimento a clientes internos e externos”. Os funcionários, independente de qual setor estejam, dispõem de um local seguro para armazenamento, “não despenderão tempo em busca de arquivos antigos, antes alojados em um quarto empoeirado”.

Zelar pela estrutura funcional do arquivamento da Unidade é uma das funções do SGI. Atualmente com 14 colaboradores, a área também planeja e executa programas, processos e informações relacionados à gestão, manutenção e conservação de imóveis, bens patrimoniais, instalações físicas e trânsito interno; à racionalidade de uso de energia elétrica e água; aos serviços de jardinagem, limpeza, vigilância e segurança; à central de telecomunicações; ao protocolo e outras ações que caracterizam o SGI como a prefeitura municipal da Embrapa Gado de Corte.

Redação: Dalízia Aguiar / Fotos: Elcione Simplício

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